Archivez vos documents Stiply signés automatiquement
Ne perdez plus de temps à classer manuellement vos contrats. Swiftask détecte la signature dans Stiply et archive le document dans votre système cible.
Résultat :
Garantissez la conformité de vos archives et libérez vos équipes administratives des tâches de classement répétitives.
Agents IA
stiply
Connecteur stiply · OAuth 2.0 sécurisé
La gestion manuelle des documents signés est un risque opérationnel
Une fois la signature électronique obtenue via Stiply, le cycle de vie du document ne s'arrête pas là. Le téléchargement, le renommage, le classement dans les bons dossiers et la notification des parties prenantes sont souvent réalisés manuellement. Ce processus est lent, sujet aux erreurs humaines et crée des silos d'information.
Les principaux impacts négatifs :
Risque de perte de documents
Le transfert manuel entre Stiply et vos outils de stockage augmente le risque d'oubli ou d'erreur de répertoire.
Perte de productivité administrative
Vos collaborateurs consacrent des heures précieuses à des tâches de saisie et de classement sans valeur ajoutée.
Défaut de traçabilité
Sans automatisation, il est complexe de garantir que chaque document signé est archivé selon les politiques de sécurité de l'entreprise.
Swiftask connecte Stiply à votre infrastructure de stockage pour automatiser l'archivage. Dès qu'un document est signé, il est automatiquement récupéré, renommé et stocké avec les métadonnées appropriées.
AVANT / APRÈS
Ce qui change avec Swiftask
Gestion manuelle post-signature
Une fois le contrat signé dans Stiply, l'utilisateur reçoit une notification par email. Il doit télécharger le PDF, le renommer selon une convention, ouvrir l'explorateur de fichiers, le déplacer dans le bon sous-dossier, puis informer le département comptable ou juridique.
Archivage automatisé via Swiftask
La signature est détectée instantanément par Swiftask. Le contrat est automatiquement envoyé vers votre SharePoint, Google Drive ou serveur sécurisé, classé par client ou projet, et une confirmation est envoyée aux parties concernées.
Mise en place de votre workflow d'archivage en 4 étapes
1
ÉTAPE 1 : Configurez l'intégration Stiply
Connectez votre compte Stiply à Swiftask pour permettre l'écoute des événements de signature en temps réel.
2
ÉTAPE 2 : Définissez les règles de nommage
Utilisez les variables de Swiftask pour renommer automatiquement vos fichiers (ex: Date_Client_NomContrat.pdf).
3
ÉTAPE 3 : Sélectionnez votre destination
Choisissez l'emplacement de stockage final (Cloud, ERP, CRM) et les permissions d'accès associées.
4
ÉTAPE 4 : Activez et automatisez
L'agent Swiftask surveille désormais chaque signature Stiply et exécute l'archivage en arrière-plan.
Fonctionnalités clés de l'archivage intelligent
L'agent extrait automatiquement les données du document signé (nom du signataire, date, type de contrat) pour enrichir les métadonnées de stockage.
- Connecteur cible : L'agent exécute les bonnes actions dans stiply selon le contexte de l'événement.
- Actions automatisées : Renommage automatique des fichiers. Routage intelligent vers des dossiers spécifiques. Création de logs d'audit. Notification automatique aux équipes concernées. Archivage multi-plateforme.
- Gouvernance native : Swiftask assure une intégration transparente, respectant les normes de sécurité des données pour vos documents légaux.
Chaque action est contextualisée et exécutée automatiquement au bon moment.
Chaque agent Swiftask utilise une identité dédiée (ex. agent-stiply@swiftask.ai ). Vous gardez une visibilité complète sur chaque action et chaque message envoyé.
À retenir : L'agent automatise les décisions répétitives et laisse à vos équipes les actions à forte valeur.
Avantages opérationnels pour votre entreprise
Conformité garantie
Chaque document est archivé selon vos règles de gouvernance, éliminant l'aléa humain.
Gain de temps massif
Supprimez la saisie manuelle et le classement pour vous concentrer sur le contenu des contrats.
Accès instantané
Retrouvez vos documents signés en quelques secondes grâce à une structure de fichiers normalisée.
Fiabilité accrue
Réduisez les erreurs de classement qui rendent les documents introuvables lors des audits.
Évolutivité sans effort
Que vous traitiez 10 ou 10 000 contrats par mois, l'automatisation Swiftask gère la charge sans besoin de ressources supplémentaires.
Sécurité et intégrité des données
Swiftask applique des standards de sécurité enterprise pour vos automatisations stiply.
- Chiffrement des transferts: Tous les flux entre Stiply et votre stockage sont chiffrés pour garantir l'intégrité des documents.
- Traçabilité complète: Chaque opération d'archivage est tracée dans Swiftask avec horodatage et statut.
- Respect du RGPD: Swiftask traite vos données conformément aux exigences de protection des données personnelles.
- Accès contrôlé: Le contrôle d'accès basé sur les rôles garantit que seuls les utilisateurs autorisés gèrent les workflows.
Pour aller plus loin sur la conformité, consultez la page gouvernance Swiftask et ses détails d'architecture de sécurité.
RÉSULTATS
Chiffres clés de l'automatisation
| Métrique | Avant | Après |
|---|---|---|
| Temps de traitement par contrat | 5-10 minutes | 0 seconde (automatique) |
| Taux d'erreur de classement | 5-10% | 0% |
| Disponibilité des documents | Délai variable | Instantané |
| Coût de gestion administrative | Élevé (temps homme) | Réduit drastiquement |
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