Archivez vos emails ProxiedMail en données structurées par IA
Swiftask traite vos flux ProxiedMail pour extraire, catégoriser et archiver vos emails automatiquement. Ne perdez plus jamais une information critique.
Résultat :
Gagnez en conformité et retrouvez instantanément n'importe quel document ou échange sans recherche manuelle fastidieuse.
Agents IA
proxiedmail
Connecteur proxiedmail · OAuth 2.0 sécurisé
La gestion manuelle des archives email est un risque
La plupart des entreprises stockent leurs emails dans des dossiers plats et non structurés. Cette méthode rend l'information difficile à exploiter, ralentit les audits et augmente les risques de perte de données cruciales.
Les principaux impacts négatifs :
Recherche d'information inefficace
Retrouver un contrat ou une facture spécifique dans une boîte mail non structurée prend des heures aux équipes.
Risques de non-conformité
L'absence de structure rend difficile l'application des politiques de rétention et de suppression, exposant l'entreprise à des risques juridiques.
Silos de connaissances
Les données restent piégées dans les boîtes mail personnelles ou partagées, isolées du reste du système d'information.
Avec Swiftask et ProxiedMail, chaque email entrant est analysé, structuré et archivé automatiquement vers votre base de connaissances ou outil métier favori.
AVANT / APRÈS
Ce qui change avec Swiftask
Le chaos des boîtes mail classiques
Un employé reçoit des dizaines d'emails importants. Il les laisse s'accumuler ou tente de les classer manuellement. Lors d'un besoin urgent, l'information est introuvable ou obsolète.
L'archivage intelligent via Swiftask
ProxiedMail transfère l'email à l'agent Swiftask. L'IA extrait les métadonnées, catégorise le contenu et l'archive dans un format structuré, prêt à être interrogé ou analysé.
Mise en place de votre archivage IA en 4 étapes
1
ÉTAPE 1 : Configuration du flux ProxiedMail
Redirigez vos emails cibles vers votre adresse ProxiedMail dédiée pour centraliser les flux entrants.
2
ÉTAPE 2 : Définition des règles d'extraction
Configurez l'agent IA Swiftask pour identifier les entités clés : expéditeur, date, type de document, montant, etc.
3
ÉTAPE 3 : Connexion à votre stockage
Reliez Swiftask à votre base de données, CRM ou outil de gestion documentaire pour le dépôt automatique.
4
ÉTAPE 4 : Automatisation du cycle de vie
Activez le processus : chaque nouvel email est désormais traité, structuré et archivé sans intervention humaine.
Capacités d'analyse et de structuration
L'IA analyse la sémantique de l'email pour déterminer sa priorité, son contexte métier et les actions associées nécessaires.
- Connecteur cible : L'agent exécute les bonnes actions dans proxiedmail selon le contexte de l'événement.
- Actions automatisées : Extraction automatique de données. Conversion d'emails en JSON structuré. Dépôt vers API tierces. Tagging intelligent. Archivage sécurisé avec horodatage.
- Gouvernance native : Vous gardez le contrôle total sur les règles de structuration via l'interface no-code de Swiftask.
Chaque action est contextualisée et exécutée automatiquement au bon moment.
Chaque agent Swiftask utilise une identité dédiée (ex. agent-proxiedmail@swiftask.ai ). Vous gardez une visibilité complète sur chaque action et chaque message envoyé.
À retenir : L'agent automatise les décisions répétitives et laisse à vos équipes les actions à forte valeur.
Pourquoi choisir l'archivage automatisé
Accessibilité totale
Toutes vos communications sont indexées et consultables via une recherche intelligente.
Conformité renforcée
Appliquez facilement vos politiques de conservation des données grâce à une structure claire.
Gain de productivité
Fini le tri manuel. Vos équipes se concentrent sur l'analyse plutôt que sur le classement.
Réduction des erreurs
L'IA élimine les fautes de classement humain et assure une cohérence parfaite des archives.
Scalabilité métier
Que vous receviez 10 ou 10 000 emails, votre système d'archivage reste performant et constant.
Une infrastructure sécurisée
Swiftask applique des standards de sécurité enterprise pour vos automatisations proxiedmail.
- Chiffrement des données: Tous les emails traités via ProxiedMail et Swiftask sont chiffrés au repos et en transit.
- Contrôle d'accès granulaire: Déterminez précisément qui accède aux archives structurées via vos permissions internes.
- Conformité aux standards: Notre plateforme respecte les exigences de sécurité B2B pour garantir l'intégrité de vos documents.
- Souveraineté des données: Vous restez propriétaire de vos données et de la structure de vos archives.
Pour aller plus loin sur la conformité, consultez la page gouvernance Swiftask et ses détails d'architecture de sécurité.
RÉSULTATS
Impact sur vos opérations
| Métrique | Avant | Après |
|---|---|---|
| Temps de recherche | Plusieurs minutes/heures | Quelques secondes |
| Taux d'erreur de classement | 15-20% (humain) | Moins de 1% (IA) |
| Coût de stockage | Élevé (non optimisé) | Optimisé et structuré |
| Temps d'audit | Jours de préparation | Export immédiat |
Passez à l'action avec proxiedmail
Gagnez en conformité et retrouvez instantanément n'importe quel document ou échange sans recherche manuelle fastidieuse.