Swiftask connecte vos agents IA à votre boîte mail Gmail. Extrayez automatiquement les données clés de vos factures et accélérez votre cycle de paiement.
Résultat :
Éliminez la saisie manuelle. Réduisez les erreurs et libérez du temps pour vos équipes finance.
La gestion manuelle des factures par email est un goulot d'étranglement
Recevoir des factures par email semble simple, mais leur traitement est complexe. Ouvrir, télécharger, extraire, saisir dans l'ERP, classer : ce processus manuel est lent, coûteux et sujet aux erreurs humaines.
Les principaux impacts négatifs :
Swiftask automatise de bout en bout le flux de factures depuis Gmail. Votre agent IA détecte les emails, extrait les données, vérifie les informations et les transmet à votre système comptable.
AVANT / APRÈS
Ce qui change avec Swiftask
Le workflow manuel obsolète
Un collaborateur reçoit une facture par email, la télécharge, ouvre l'ERP, saisit manuellement chaque ligne, et archive le document. En cas de volume élevé, les factures s'accumulent, les erreurs surviennent et le stress augmente.
Le traitement intelligent Swiftask
Dès qu'une facture arrive dans Gmail, l'agent Swiftask la détecte, extrait instantanément les données structurées (montant, fournisseur, TVA), valide les informations et les envoie directement dans votre outil de gestion.
4 étapes pour automatiser vos factures avec Swiftask
ÉTAPE 1 : Créez votre agent comptable
Configurez un agent dans Swiftask dédié à l'analyse de documents et à l'extraction de données financières.
ÉTAPE 2 : Connectez votre compte Gmail
Autorisez l'accès sécurisé à vos emails entrants. L'agent ne traite que les messages contenant des factures.
ÉTAPE 3 : Définissez le schéma d'extraction
Indiquez à l'IA les champs à extraire : numéro de facture, date, montant HT, TVA, TTC, fournisseur.
ÉTAPE 4 : Synchronisez avec votre ERP
Connectez le résultat de l'extraction à votre logiciel comptable ou via webhook pour une intégration fluide.
Capacités de traitement d'IA avancées
L'agent analyse le contenu de l'email et la pièce jointe (PDF ou image) pour garantir une extraction précise des données financières.
Chaque action est contextualisée et exécutée automatiquement au bon moment.
Chaque agent Swiftask utilise une identité dédiée (ex. agent-new-name@swiftask.ai ). Vous gardez une visibilité complète sur chaque action et chaque message envoyé.
À retenir : L'agent automatise les décisions répétitives et laisse à vos équipes les actions à forte valeur.
Avantages stratégiques pour votre finance
1. Précision accrue
L'IA élimine les fautes de frappe et les erreurs de saisie liées au traitement humain.
2. Gain de productivité
Réduisez drastiquement le temps de traitement unitaire et traitez des volumes importants sans effort.
3. Visibilité temps réel
Suivez l'état de traitement de chaque facture directement dans Swiftask.
4. Conformité simplifiée
Chaque facture est traitée, archivée et traçable, facilitant les audits internes et externes.
5. Flexibilité no-code
Adaptez les règles d'extraction sans avoir besoin de compétences en développement.
Sécurité des données financières
Swiftask applique des standards de sécurité enterprise pour vos automatisations new name.
Pour aller plus loin sur la conformité, consultez la page gouvernance Swiftask et ses détails d'architecture de sécurité.
RÉSULTATS
Impact mesurable sur votre comptabilité
| Métrique | Avant | Après |
|---|---|---|
| Temps de traitement par facture | 5 à 10 minutes (manuel) | Moins de 30 secondes (IA) |
| Taux d'erreur de saisie | 3 à 5% (humain) | Proche de 0% (automatisé) |
| Capacité de traitement | Limitée par l'effectif | Scalable sans ajout de personnel |
| Coût de traitement | Élevé (temps humain) | Réduit drastiquement |
Passez à l'action avec new name
Éliminez la saisie manuelle. Réduisez les erreurs et libérez du temps pour vos équipes finance.