Classez vos documents automatiquement avec l'IA et Documenterra
Swiftask analyse et catégorise vos fichiers stockés dans Documenterra. Libérez vos équipes des tâches répétitives de tri documentaire.
Résultat :
Gagnez en productivité et assurez une organisation parfaite de vos archives numériques.
Agents IA
documenterra
Connecteur documenterra · OAuth 2.0 sécurisé
La gestion manuelle des documents ralentit vos équipes
Le classement manuel est une source d'erreurs et de perte de temps. Entre les fichiers mal nommés, les dossiers désorganisés et le temps passé à trier, vos collaborateurs perdent en efficacité sur des tâches à faible valeur ajoutée.
Les principaux impacts négatifs :
Perte de temps opérationnelle
Chercher ou classer des documents manuellement consomme des heures précieuses chaque semaine.
Risque d'erreurs de classement
Le classement manuel conduit inévitablement à des erreurs, rendant l'information difficile à retrouver.
Saturation des espaces de stockage
Sans règle de tri claire, les espaces de stockage deviennent rapidement illisibles et surchargés.
Swiftask s'intègre à Documenterra pour analyser le contenu de vos documents et les classer automatiquement dans les dossiers appropriés selon vos règles métier.
AVANT / APRÈS
Ce qui change avec Swiftask
Sans Swiftask
Un employé reçoit un document, l'ouvre, lit son contenu, identifie sa nature, cherche le bon dossier dans Documenterra et le déplace manuellement. C'est lent, répétitif et sujet à l'erreur humaine.
Avec Swiftask + Documenterra
Dès qu'un document est déposé, l'agent IA Swiftask l'analyse instantanément, extrait les métadonnées clés et le déplace automatiquement vers le dossier de destination correct dans Documenterra.
Automatisez votre classement documentaire en 4 étapes
1
ÉTAPE 1 : Définissez vos règles de tri
Dans Swiftask, configurez les critères de classification (par type, client, date, ou mot-clé).
2
ÉTAPE 2 : Connectez Documenterra
Autorisez Swiftask à accéder à vos espaces Documenterra de manière sécurisée.
3
ÉTAPE 3 : Activez l'agent d'analyse
L'agent surveille les dépôts de documents et traite chaque fichier dès son arrivée.
4
ÉTAPE 4 : Supervisez le flux
Vérifiez le journal d'activité dans Swiftask pour valider la bonne classification des documents.
Capacités d'analyse documentaire
L'IA extrait le contexte, les entités nommées, et le type de document pour une précision de classement inégalée.
- Connecteur cible : L'agent exécute les bonnes actions dans documenterra selon le contexte de l'événement.
- Actions automatisées : Renommage automatique, déplacement vers des sous-dossiers, extraction de métadonnées, alerte en cas de document non reconnu.
- Gouvernance native : Toutes les actions sont tracées pour assurer une parfaite conformité de vos processus.
Chaque action est contextualisée et exécutée automatiquement au bon moment.
Chaque agent Swiftask utilise une identité dédiée (ex. agent-documenterra@swiftask.ai ). Vous gardez une visibilité complète sur chaque action et chaque message envoyé.
À retenir : L'agent automatise les décisions répétitives et laisse à vos équipes les actions à forte valeur.
Pourquoi choisir Swiftask pour Documenterra
Productivité accrue
Supprimez le tri manuel pour permettre à vos équipes de se concentrer sur l'analyse.
Fiabilité des données
La classification automatisée élimine les erreurs humaines de rangement.
Recherche simplifiée
Vos documents sont toujours au bon endroit, facilitant l'accès à l'information.
Conformité assurée
Un historique complet de chaque document classé est conservé.
Scalabilité
Gérez des milliers de documents par jour sans effort supplémentaire.
Sécurité des données
Swiftask applique des standards de sécurité enterprise pour vos automatisations documenterra.
- Accès restreint: Swiftask accède uniquement aux espaces nécessaires via des API sécurisées.
- Données chiffrées: Vos documents sont traités avec les plus hauts standards de chiffrement.
- Audit complet: Chaque opération est loguée pour un suivi transparent.
- Contrôle total: Vous gardez le contrôle total sur les règles de classification.
Pour aller plus loin sur la conformité, consultez la page gouvernance Swiftask et ses détails d'architecture de sécurité.
RÉSULTATS
Impact sur votre gestion documentaire
| Métrique | Avant | Après |
|---|---|---|
| Temps de classement | Plusieurs minutes par doc | Quelques secondes |
| Taux d'erreur | Élevé (manuel) | Quasi nul (IA) |
| Accessibilité | Désorganisé | Archivage structuré |
| Volume traité | Limité par l'humain | Illimité |
Passez à l'action avec documenterra
Gagnez en productivité et assurez une organisation parfaite de vos archives numériques.