Synchronisez vos documents Notarize avec votre CRM instantanément
Swiftask automatise le transfert de vos documents notariés vers votre CRM. Plus de saisie manuelle, une base de données à jour en temps réel.
Résultat :
Sécurisez vos données clients et libérez vos équipes administratives des tâches répétitives.
Agents IA
notarize
Connecteur notarize · OAuth 2.0 sécurisé
La saisie manuelle des documents notariés freine votre croissance
Le traitement des documents notariés est souvent un silo. Une fois le document signé, un collaborateur doit le télécharger, puis le téléverser manuellement dans le CRM. Ce processus est lent, sujet aux erreurs humaines et déconnecté de votre cycle de vente.
Les principaux impacts négatifs :
Erreurs de saisie fréquentes
La manipulation humaine des documents entraîne des erreurs de classement ou de liaison avec le mauvais compte client.
Délais administratifs
Le temps passé à archiver manuellement ralentit la mise à jour des dossiers et l'avancement des processus commerciaux.
Données fragmentées
Sans synchronisation, votre CRM ne reflète pas l'état réel des documents légaux de vos clients, compliquant le suivi.
Swiftask crée un pont intelligent entre Notarize et votre CRM. Dès qu'une notarisation est finalisée, le document et ses métadonnées sont automatiquement poussés vers le dossier client correspondant.
AVANT / APRÈS
Ce qui change avec Swiftask
Avant Swiftask
Un notaire valide un document. Vous attendez l'email de confirmation, téléchargez le fichier, ouvrez votre CRM, cherchez le client, téléversez le document, saisissez les dates. Si vous gérez des dizaines de dossiers, ce travail devient un goulot d'étranglement majeur.
Avec Swiftask + Notarize
Dès la clôture d'une session Notarize, Swiftask détecte l'événement, récupère le document et l'injecte directement dans votre CRM. Votre équipe commerciale reçoit une notification : le dossier est complet et prêt pour l'étape suivante.
Mise en place de votre synchronisation Notarize en 4 étapes
1
ÉTAPE 1 : Définissez votre agent Swiftask
Créez un agent dédié à la gestion des documents légaux dans Swiftask sans écrire une ligne de code.
2
ÉTAPE 2 : Connectez vos plateformes
Reliez votre compte Notarize et votre CRM (Salesforce, HubSpot, etc.) à Swiftask via des connecteurs sécurisés.
3
ÉTAPE 3 : Configurez les règles de transfert
Déterminez quels documents doivent être synchronisés et dans quels champs spécifiques du CRM ils doivent apparaître.
4
ÉTAPE 4 : Lancez l'automatisation
Activez le workflow. Swiftask surveille Notarize et synchronise chaque nouveau document instantanément.
Puissance de synchronisation intelligente
L'agent analyse le type de document, les signatures présentes et les informations du signataire pour assurer une correspondance parfaite dans le CRM.
- Connecteur cible : L'agent exécute les bonnes actions dans notarize selon le contexte de l'événement.
- Actions automatisées : Transfert automatique de PDF notariés. Mise à jour des champs de statut dans le CRM. Déclenchement de tâches de suivi pour les commerciaux. Archivage structuré par compte client.
- Gouvernance native : Swiftask garantit la conformité et la sécurité des transferts, avec un journal d'audit complet pour chaque document traité.
Chaque action est contextualisée et exécutée automatiquement au bon moment.
Chaque agent Swiftask utilise une identité dédiée (ex. agent-notarize@swiftask.ai ). Vous gardez une visibilité complète sur chaque action et chaque message envoyé.
À retenir : L'agent automatise les décisions répétitives et laisse à vos équipes les actions à forte valeur.
Gagnez en efficacité opérationnelle
Zéro saisie manuelle
Éliminez les tâches de copier-coller. Vos équipes se concentrent sur la relation client.
Intégrité des données
Les documents sont toujours associés au bon dossier client dans votre CRM.
Réactivité commerciale
Dès qu'un document est notarié, vos équipes sont informées et peuvent agir immédiatement.
Conformité simplifiée
Gardez une trace automatisée de tous les documents notariés sans effort supplémentaire.
Scalabilité
Gérez 10 ou 1000 documents notariés avec la même facilité grâce à l'automatisation Swiftask.
Sécurité de haut niveau pour vos documents légaux
Swiftask applique des standards de sécurité enterprise pour vos automatisations notarize.
- Chiffrement des données: Vos documents sont traités avec des protocoles de chiffrement conformes aux standards bancaires.
- Traçabilité complète: Chaque transfert est consigné dans un historique d'audit accessible dans Swiftask.
- Accès restreints: Vous contrôlez précisément qui peut configurer ou consulter les automatisations de documents.
- Conformité notariale: Swiftask respecte les exigences de confidentialité liées aux documents notariés.
Pour aller plus loin sur la conformité, consultez la page gouvernance Swiftask et ses détails d'architecture de sécurité.
RÉSULTATS
Impact mesurable sur votre productivité
| Métrique | Avant | Après |
|---|---|---|
| Temps de traitement document | 10-15 minutes (manuel) | Instantané (automatique) |
| Taux d'erreur de saisie | Élevé | Proche de 0% |
| Visibilité CRM | Délai de mise à jour | Temps réel |
| Productivité administrative | Limitée par les tâches répétitives | Maximisée par l'automatisation |
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