Swiftask automatise l'archivage de vos contrats signés. Classez, nommez et stockez vos documents dans votre infrastructure selon vos propres règles.
Résultat :
Gagnez en conformité et retrouvez chaque document en quelques secondes, sans gestion manuelle.
Le chaos documentaire après signature
Une fois la signature électronique obtenue, le travail commence réellement. Entre les emails perdus, les fichiers mal nommés et le stockage dispersé, retrouver un contrat devient un défi quotidien.
Les principaux impacts négatifs :
Swiftask connecte eSignatures.io à votre système de stockage. Chaque document signé est automatiquement récupéré, renommé selon vos conventions et classé dans le dossier approprié.
AVANT / APRÈS
Ce qui change avec Swiftask
Gestion manuelle des contrats
Téléchargement manuel depuis eSignatures.io, renommage avec une nomenclature spécifique, upload dans le drive, création de dossiers. Risque élevé d'erreur humaine et perte de temps.
Flux automatisé Swiftask
Le document signé est automatiquement récupéré via webhook. Swiftask extrait les métadonnées, nomme le fichier, le dépose dans le bon répertoire. Zéro intervention.
Mise en place de votre archivage intelligent
ÉTAPE 1 : Connexion eSignatures.io
Configurez l'intégration dans Swiftask pour écouter les événements de signature complétée.
ÉTAPE 2 : Définition des règles
Établissez votre nomenclature de fichiers et la structure de vos dossiers de destination.
ÉTAPE 3 : Mapping des métadonnées
Associez les champs du contrat aux dossiers (ex: par client, par date, par type de contrat).
ÉTAPE 4 : Activation du flux
Lancez l'automatisation. Chaque nouveau contrat est désormais archivé instantanément.
Fonctionnalités avancées d'archivage
Extraction automatique des métadonnées clés du contrat (nom du client, valeur, date).
Chaque action est contextualisée et exécutée automatiquement au bon moment.
Chaque agent Swiftask utilise une identité dédiée (ex. agent-esignatures.io@swiftask.ai ). Vous gardez une visibilité complète sur chaque action et chaque message envoyé.
À retenir : L'agent automatise les décisions répétitives et laisse à vos équipes les actions à forte valeur.
Avantages opérationnels majeurs
1. Conformité garantie
Un système d'archivage prévisible et constant pour tous vos documents.
2. Gain de productivité
Élimination totale des tâches de classement manuel.
3. Accès instantané
Retrouvez n'importe quel contrat via une recherche structurée.
4. Réduction des erreurs
Plus de fichiers mal classés ou oubliés dans des dossiers locaux.
5. Évolutivité
Gérez des milliers de contrats sans augmenter votre charge administrative.
Sécurité et protection des données
Swiftask applique des standards de sécurité enterprise pour vos automatisations esignatures.io.
Pour aller plus loin sur la conformité, consultez la page gouvernance Swiftask et ses détails d'architecture de sécurité.
RÉSULTATS
Impact sur votre efficacité
| Métrique | Avant | Après |
|---|---|---|
| Temps de classement | 5-10 min par contrat | 0 sec (automatique) |
| Erreurs de nommage | Fréquentes | Inexistantes |
| Délai de recherche | Plusieurs minutes | Quelques secondes |
Passez à l'action avec esignatures.io
Gagnez en conformité et retrouvez chaque document en quelques secondes, sans gestion manuelle.