Archivage structuré de vos documents Agrello, orchestré par l'IA
Swiftask connecte vos agents IA à Agrello pour automatiser le classement et l'archivage de vos documents. Fini le tri manuel, vos contrats sont indexés instantanément.
Résultat :
Gagnez un temps précieux sur la gestion documentaire et assurez la conformité de vos archives.
Agents IA
agrello
Connecteur agrello · OAuth 2.0 sécurisé
La gestion manuelle de vos archives Agrello ralentit votre entreprise
Après la signature sur Agrello, les documents finissent souvent dans des dossiers en désordre, mal nommés, ou oubliés. Ce manque de structure rend la recherche d'informations critique lente et complexe.
Les principaux impacts négatifs :
Recherche documentaire inefficace
Retrouver un contrat spécifique parmi des centaines de fichiers non classés devient un défi quotidien pour vos équipes juridiques et administratives.
Risques de non-conformité
Une mauvaise gestion des archives augmente les risques de perte de documents essentiels ou de non-respect des durées de conservation légales.
Surcharge administrative
Le renommage et le classement manuel de chaque document signé après Agrello consomme un temps précieux qui pourrait être dédié à des tâches stratégiques.
Swiftask automatise l'archivage structuré de vos documents Agrello. L'agent IA analyse le document, extrait les métadonnées clés, le renomme selon vos conventions et le dépose dans le bon dossier.
AVANT / APRÈS
Ce qui change avec Swiftask
Sans Swiftask
Un contrat est signé dans Agrello. Le collaborateur doit le télécharger, le renommer manuellement, le déplacer dans le dossier client approprié sur votre cloud, et espérer que personne ne fera d'erreur de nommage.
Avec Swiftask + Agrello
Dès qu'un document est signé dans Agrello, l'agent IA détecte l'événement, télécharge le fichier, extrait les informations clés, le classe automatiquement dans votre structure de dossiers et vous notifie de l'archivage.
4 étapes pour automatiser votre archivage Agrello
1
ÉTAPE 1 : Créez votre agent Swiftask
Configurez un agent dédié à la gestion documentaire dans l'interface intuitive de Swiftask.
2
ÉTAPE 2 : Liez votre compte Agrello
Connectez votre instance Agrello en toute sécurité pour permettre à l'agent de surveiller les nouveaux documents signés.
3
ÉTAPE 3 : Définissez vos règles de structuration
Indiquez à l'agent comment nommer les fichiers et dans quels dossiers les archiver en fonction du contenu du document.
4
ÉTAPE 4 : Activez l'automatisation
L'agent traite désormais chaque nouveau document Agrello instantanément, sans aucune action de votre part.
Fonctionnalités avancées de votre agent d'archivage
L'agent utilise l'OCR et le NLP pour lire le contenu des contrats Agrello, identifier les parties, les dates et le type de document.
- Connecteur cible : L'agent exécute les bonnes actions dans agrello selon le contexte de l'événement.
- Actions automatisées : Renommage intelligent basé sur des variables. Classement automatique dans des sous-dossiers. Indexation des métadonnées dans votre ERP ou CRM. Notification en cas d'erreur de traitement.
- Gouvernance native : Tous les mouvements de documents sont tracés dans le journal d'audit de Swiftask.
Chaque action est contextualisée et exécutée automatiquement au bon moment.
Chaque agent Swiftask utilise une identité dédiée (ex. agent-agrello@swiftask.ai ). Vous gardez une visibilité complète sur chaque action et chaque message envoyé.
À retenir : L'agent automatise les décisions répétitives et laisse à vos équipes les actions à forte valeur.
Avantages de l'archivage intelligent
Recherche instantanée
Vos documents sont parfaitement classés et nommés, rendant la recherche ultra-rapide.
Conformité renforcée
Assurez-vous que chaque document est archivé selon vos règles de gouvernance interne.
Gain de productivité
Éliminez les tâches répétitives de gestion documentaire.
Réduction des erreurs
L'automatisation élimine les erreurs de classement humain.
Visibilité centralisée
Gardez une vue d'ensemble de tous vos documents archivés via Swiftask.
Sécurité et confidentialité
Swiftask applique des standards de sécurité enterprise pour vos automatisations agrello.
- Chiffrement des données: Vos documents sont traités et transférés via des protocoles sécurisés.
- Gestion des accès: Vous contrôlez quels utilisateurs peuvent accéder aux configurations de l'agent.
- Conformité RGPD: Swiftask respecte les normes les plus strictes pour le traitement de vos documents confidentiels.
- Journal d'audit complet: Chaque action est enregistrée pour une transparence totale.
Pour aller plus loin sur la conformité, consultez la page gouvernance Swiftask et ses détails d'architecture de sécurité.
RÉSULTATS
Impact sur votre efficacité
| Métrique | Avant | Après |
|---|---|---|
| Temps de classement par document | 5-10 minutes | 0 seconde (automatique) |
| Taux d'erreur de classement | 15-20% | 0% |
| Temps de recherche documentaire | Plusieurs minutes | Quelques secondes |
Passez à l'action avec agrello
Gagnez un temps précieux sur la gestion documentaire et assurez la conformité de vos archives.