Swiftask automatise le classement de vos fichiers dans ONLYOFFICE DocSpace. L'IA identifie, renomme et déplace vos documents dans les bons dossiers dès leur arrivée.
Result:
Éliminez le travail manuel de tri. Retrouvez chaque fichier instantanément grâce à une organisation rigoureuse.
Le chaos documentaire freine votre productivité
Accumuler des fichiers sans structure dans ONLYOFFICE DocSpace devient vite un problème majeur. Entre les dossiers mal nommés, les doublons et les documents égarés, vos équipes perdent un temps précieux chaque jour à chercher l'information au lieu de l'utiliser.
Main negative impacts:
Swiftask connecte vos flux de travail à ONLYOFFICE DocSpace. Notre agent IA analyse, catégorise et archive chaque nouveau fichier dans le dossier approprié selon vos règles métier.
BEFORE / AFTER
What changes with Swiftask
Gestion manuelle
Un collaborateur reçoit un contrat. Il doit ouvrir DocSpace, naviguer dans les sous-dossiers, renommer le fichier selon la convention, puis le déplacer. S'il oublie, le fichier reste en vrac, rendant la recherche ultérieure impossible.
Automatisation Swiftask
Dès que le document est déposé, l'IA Swiftask l'identifie, le renomme automatiquement (ex: '2023-Contrat-Client-X') et le range dans le dossier 'Clients/X/Contrats'. Tout est fait en arrière-plan.
Mise en place de votre rangement automatique
STEP 1 : Définition des règles de tri
Configurez dans Swiftask les critères de reconnaissance : mots-clés, type de fichier, ou expéditeur.
STEP 2 : Connexion à DocSpace
Liez votre compte ONLYOFFICE DocSpace à Swiftask pour permettre la lecture et l'écriture des fichiers.
STEP 3 : Activation de l'agent IA
Activez l'agent pour qu'il surveille vos répertoires d'entrée et exécute les actions de déplacement en temps réel.
STEP 4 : Suivi des opérations
Consultez le journal des activités dans Swiftask pour vérifier que chaque fichier est bien classé.
Capacités de classification intelligente
L'agent analyse le contenu textuel, les métadonnées et le contexte d'origine pour déterminer la destination exacte du fichier.
Each action is contextualized and executed automatically at the right time.
Each Swiftask agent uses a dedicated identity (e.g. agent-onlyoffice-docspace@swiftask.ai ). You keep full visibility on every action and every sent message.
Key takeaway: The agent automates repetitive decisions and leaves high-value actions to your teams.
Avantages pour votre gestion documentaire
1. Gain de temps opérationnel
Automatisez le tri répétitif pour libérer vos équipes des tâches administratives à faible valeur.
2. Recherche instantanée
Une structure de dossiers cohérente permet à chacun de retrouver ses documents en quelques secondes.
3. Standardisation totale
Appliquez vos conventions de nommage et de classement à 100% des documents sans exception humaine.
4. Conformité renforcée
Assurez-vous que tous les documents sensibles sont rangés dans les dossiers sécurisés appropriés.
5. Évolutivité no-code
Adaptez vos flux de classement en quelques clics à mesure que votre structure de dossiers évolue.
Sécurité et confidentialité
Swiftask applies enterprise-grade security standards for your onlyoffice docspace automations.
To learn more about compliance, visit the Swiftask governance page for detailed security architecture information.
RESULTS
Impact sur votre productivité
| Metric | Before | After |
|---|---|---|
| Temps de classement | 3-5 minutes par document | 0 seconde (automatique) |
| Documents égarés | Fréquent | Quasi-nul |
| Uniformité des noms | Variable | 100% conforme |
Take action with onlyoffice docspace
Éliminez le travail manuel de tri. Retrouvez chaque fichier instantanément grâce à une organisation rigoureuse.